Nanang-PT. Adygraha

Q: Bagaimana cara dan langkah dalam menilai Reputasi Vendor IT berdasarkan layanan jasa, reputasi dan kredibilitas?

A: Untuk reputasi vendor dapat dilihat dari pengalaman vendor. Boleh kah kita mendapat penilaian (semacam ranking) dari user sebelumnya terhadap layanannya. Karena referensi Client merupakan nilai lebih dari vendor. Bilamana antara Vendor dan Client memiliki komunikasi yang baik, maka akan dengan mudah untuk memberikan referensi. Penilaian menggunakan referensi merupakan salah satu cara menilai yang resmi. Namun kita dapat langsung menanyakan kepada user meskipun terkadang hal tersebut dapat menjadi masalah karena penilaiannya dilakukan secara tidak resmi.

Nanang-PT. Adygraha

Q: Seberapa pentingkah Memilih Vendor IT berdasarkan harga & garansi yg diberikan?

A: TCO (Total Cost Ownership) merupakan hal yang penting. Kita harus memikirkan biaya yg dikeluarkan dan apa yang sudah dikeluarkan harus memiliki manfaat yang sebesar-besarnya. Terutama untuk bidang TI yang termasuk kedalam karakteristik big investment. Sehingga bilamana tidak memikirkan biaya, akan kecemplung atau mungkin anggarannya yang tidak ada. Kita harus mempertimbangkan biaya bila perlu hingga tahun ke 5, agar layanan kita dapat berjalan dengan baik. Dan kalau terjadi masalah, harus ada yang membantu. Garansi pun sama pentingnya. Tanggung jawab yang dapat diberikan terkait support, dan lainnya yg mendukung layanan. Dengan adanya garansi, akan membuat merasa aman dan nyaman. Selain perlu memperhatikan harga, tentunya juga perlu memperhatikan kualitas delivery nya. Jangan sampai dengan harga yang murah, kita justru tidak mendapatkan kualitas delivery yang baik. Jangan sampai sudah melakukan invest mahal, namun tidak sebanding dengan peace of mind nya. Lagi-lagi kembali, kualitas layanan yang diberikan terlihat pada portofolio yang dimiliki. Tentunya dengan menghindarkan user dari vendor lock-in.

Nanang-PT. Adygraha

Q: Bagaimana menentukan klasifikasi berdasarkan teknologi yang digunakan dari Vendor IT, seperti :

1. Apakah teknologinya stagnan/sesuai dengan perkembangan teknologi?
2. Fitur sesuai dengan kebutuhan?
3. Teknologi stabil atau sering down/lambat/data tidak sinkron?
4. Apakah mudah diretas?
5. Fitur bisa customized atau tidak?

A: Jika permintaan seperti pada 5 hal yang disampaikan ini, tentu harus melakukan pengujian. Karena pengujiannya membutuhkan waktu yang lama, sehingga perlu dilakukan pada 2 waktu proses pengadaan (selama proses pengadaan atau sebelum proses pengadaan). Saat ini sudah banyak perusahaan yang menerapkan 2 waktu proses tersebut. Seperti contohnya cek fitur yang tersedia stabil atau tidak, berjalan atau tidak skenario yang diharapkan (script representation/load testing), dan masih banyak lagi. Semua solusi yang akan dicoba jalankan sebelum proses disebut dengan proof of concept (PoC). Jika proof of concept sudah diuji, maka proses pengadaan dapat dilanjutkan.
Lalu bagaimana dengan teknologi stagnan yang dijalankan sesuai dengan perkembangan teknologi? Kita bisa lihat solusinya, cek architecture-nya. Apakah update dengan kondisi saat ini? Apakah sudah menggunakan microservices? Apakah ada road map untuk mengembangkan dengan teknologi terbaru? Semuanya kita boleh tanyakan kepada penyedia. Road Map merupakan hal yang penting untuk meyakinkan bahwa teknologi tersebut selalu di support dan dapat dikembangkan mengikuti perkembangan teknologi yang selalu dinamis.

Nanang-PT. Adygraha

Q: Bagaimana menentukan Scalability dari Vendor IT? Meliputi apakah sistem ini dapat mengikuti perkembangan kebutuhan IT perusahaan? Dan apakah skala penggunaan dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan?

A: Maksudnya scalability dari vendor IT itu mungkin solusi IT ya? Untuk scalability dari solusi IT dapat dilakukan pengujian. Apakah solusi dapat scalable? Saat ini banyak perusahaan yang mulai menggunakan teknologi cloud. Dengan penambahan core atau VM dapat langsung diminta oleh penyedia public cloud. Namun tantangan IT untuk perusahaan saat ini adalah bagaimana membuat private cloud untuk perusahaannya sendiri. Apakah bisa teknologi open stack ditambahkan lagi kapasitasnya? Tentu bisa saja dan mudah. Atau mungkin menggunakan teknologi HCI (Hyper Converged Infrastruktur). Hal yang paling mudah untuk aspek scalable adalah dengan melakukan POC. Bahkan dapat lebih memudahkan lagi menggunakan layanan Equnix Appliance.

Michael Tanu

Q: Apakah perbedaan antara Pengadaan Langsung vs Penunjukan Langsung?

A: Pengadaan langsung biasanya batasannya adalah nilainya. Kalau di pemerintahan dengan nilai dibawah 50-100jt dapat dilakukan penunjukan langsung. Untuk penunjukan langsung dengan nilai pengadaan yang tinggi, tapi harus memiliki alasan, Contoh jika suatu perusahaan memiliki core-system yang pasti supporting nya terkunci/dikunci. Karena memang seperti itu sistem yang dibuat oleh pihak pengusul. Untuk lebih lengkapnya dapat merujuk pada referensi dari pengadaaan pemerintah.

Michael Tanu

Q: Apakah memungkinkan jika spesifikasi teknis mengacu kepada 2 brand?

A: Spesifikasi dapat mengacu dari 2 atau lebih brand yang ada namun yang diambil hanya bagian penting yang kita butuhkan saja dan dapat kita pertanggung jawabkan. Karena dari beberapa brand biasanya menampilkan semua fitur yang dapat disupport, padahal fitur tersebut bukan fitur standar namun fitur tambahan yang mungkin berdampak pada cost. Penentuan spesifikasi ini perlu justifikasi yang kuat bahkan tertulis. Sayang sekali kalo kita sudah meminta fitur tersebut namun tidak digunakan oleh perusahaan.

Michael Tanu

Q: Jika ada suatu pengadaan, namun info dari Distributor terhalang oleh Lead time, itu apa yang harus dilakukan oleh penyedia seperti kami?

A: Secara resmi distributor atau penyedianya harus memberikan surat keterangan dan memberikan alasan. Asumsi saya lead time adalah waktu pengiriman suatu barang ya. Asumsi normalnya pengiriman tersebut adalah 2 bulan, namun untuk kondisi saat ini yang dapat melebihi waktu dari 2 bulan tentunya harus dijelaskan. Apakah penyebabnya karena keterbatasan resource atau hal lainnya. Dan hal tersebut harus dijelaskan dalam surat tertulis.

Michael Tanu

Q: Apakah butuh surat keterangan atau sebenarnya user sudah tahu?

A: Saya tekankan, bahwa seluruh informasi harus dalam surat tertulis, secara resmi dan legal. Serta harus disampaikan kepada orang yang tepat, baik dari panitia pengadaan atau user.

Budi Hertanto

Q: Saya ada pengalaman dimana teknisi/engineer yang menangani di awal proyek ternyata resign dan diganti oleh teknisi/engineer lain yang secara teknikal tidak sebaik teknisi/engineer awal, meskipun memiliki sertifikat yang selevel. Bagaimana mencantumkan klausul mengenai teknisi/engineer ini karena agak sedikit abstrak & subyektif?

A: Hal ini memang sulit. Poinnya bukan terletak pada orangnya, namun pada layanannya. Bila ada masalah di sisi user, seberapa cepat penyelesaian masalah adalah yang lebih penting daripada siapa yang menyelesaikan masalah. Kalau ada masalah dan tidak dapat selesai, dapat melakukan komplain terhadap layanan dan SLA yang sudah diberikan sebelumnya. Jika orangnya harus diganti dan penggantinya tidak dirasa mampu, bahkan hingga SLA nya terlewatkan. Tentunya kita bisa mengajukan komplain. Kita tidak mungkin melakukan komplain terhadap personilnya, karena layanan yang diberikan vendor itu berdasarkan perusahaannya bukan berdasarkan personal didalamnya.

Budi Hertanto

Q: Kalau memakai jasa konsultan, bagaimana membuat RKS dengan konsultan dan bagaimana menilai kemandirian dari konsultan tsb?

A: Cara yang paling mudah dengan mengukur bagaimana cara konsultan itu bekerja. Dapat diberikan contoh hasil-hasilnya. Selain itu dapat diukur dari metodologi dan penguasaan solusinya. Itu semua dapat dilihat saat sesi presentasi berdasarkan alternatif-alternatif solusi yang diberikan.

Budi Hertanto

Q: Bagaimana mengukur apakah pihak konsultan ada kecondongan pada produk tertentu?

A: Jika user membutuhkan 1 solusi, kita akan meminta vendor untuk memberikan beberapa solusi lainnya sehingga user dapat memilih. Dari beberapa solusi yang diberikan, dapat dilakukan penilaian berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan. Hasil akhir dari pengukuran yang ada, akan ditentukan langsung oleh user bukan konsultan. Konsultan hanya menuliskan beberapa aspek yang dapat dilihat, dari aspek performa, harga, hingga security. Dari aspek-aspek yang diberikan, user akan mampu menjustifikasi mana yang paling baik.

Wahyullah

Q: Mengapa big data Analytic diperlukan dalam mengolah data yang besar?

A: Big data sebenarnya adalah upaya untuk mempelajari kebiasaan manusia. contohnya, saat ini sudah mulai dikembangkan di perbankan. Dengan kita mengetahui kebiasaan nasabah. Dengan kemampuan pengolahan data berdasarkan kebiasaan yang dilakukan, maka bisnis kita dapat berjalan semakin baik dan menemukan invention-invention baru. Namun masalahnya adalah data yang diperlukan sangatlah banyak sehingga akan membutuhkan infrastruktur yang semakin banyak.
Tambahan dari Pak Lucky: Ada 2 macam big data, yaitu structured data dan unstructured data. Structured data contohnya adalah transaksi dan unstructured data adalah biometrik atau dokumen pribadi kita. Big data ini dapat kita posisi kan sebagai sebagai data warehouse atau kita lakukan analisis. Ketika berbicara tentang data analitik, maka berhubungan dengan data mining. Dari data mining yang besar ini, kita mau explore data yang besar ini seperti apa. Kemudian apa output yang kita harapkan? Apakah memiliki value yang baik atau tidak? Dan kecepatan proses nya seberapa cepat? Disini biasanya kita mengimplementasikan sebagai apa? Business intelligence misalnya. Business Intelligence untuk kedepannya sebagai apa? Misalnya early warning system, decision making system, atau bahkan membuat machine learning. Saat ini mungkin sudah dapat dikatakan bahwa bisnis bersifat data driven, karena semua berdasarkan data yang ada. Bilamana berbicara tentang database, database juga sama terbagi menjadi 2 yaitu transaksional maupun analitik. Transaksional akan menerima data yang harus bisa dengan cepat melayani services-nya, kemudian pada hal lainnya adalah kita perlu menganalisis data tersebut. Sehingga bukan sebagai role transaction lagi tetapi memang menjadi data yang sudah jadi dan memiliki cubes atau pivot untuk menentukan dari point of view apa data tersebut kita lihat.

Wahyullah

Q: Dan bagaimana tantangan pengadaan infrastruktur nya?

A: Tantangan selanjutnya adalah infrastruktur. Apakah harus besar? Iya, namun tidak perlu dipersiapkan dari awal. Karena kebutuhan kita saat ini bersifat scalable/rumah tumbuh seiring berkembangnya bisnis kita. Sebenarnya tantangannya adalah bagaimana kita mengukur kebutuhan bisnis untuk infrastruktur yang diperlukan. Dan hal tersebut menjadi hal yang cukup menantang.

Eko Wibowo Firmansyah

Q: Seberapa pentingnya terkait dengan tenaga ahli dari vendor yang tersertifikasi?

A: Sertifikasi dapat diibaratkan sebagai sekolah, yang dapat menggambarkan bahwa vendor telah mengerti terkait solusi yang diberikan dalam proses sertifikasi. Tidak mulai dari nol. Dan dengan memiliki sertifikasi, dapat diasumsikan bahwa semua pekerjaan dapat berjalan lebih cepat. Sertifikasi menjadi hal penting, karena terkadang rate mandays kita dapat meningkat. Saat ini sudah banyak yang tersertifikasi dan menjadi hal yang penting sehingga pekerjaan kita dapat terjamin berjalan dengan baik.

Eko Wibowo Firmansyah

Q: Bagaimana menghadapi vendor yang after sales-nya kurang responsif ketika terdapat problem atau issue?

A: Hal tersebut merupakan masalah untuk kita. Kalau itu SLA tidak sesuai, kita boleh komplain. Kalau itu terjadi, kita perlu bicarakan kepada penyedia jasa

Muhammad Syarif

Q: Bagaimana cara mengukur sejauh mana kita menentukan ruang lingkup di dalam dokumen RKS agar dapat sesuai dengan budget yang dipersiapkan, apakah ada strategi khusus untuk mengetahui ruang lingkup yang ditentukan sudah on budget?

A: Kalau kita menentukan ruang lingkup, kita dapat menentukan RFI dengan memperkirakan solusi apa saja yang kita butuhkan. Selanjutnya perlu kita deskripsikan semuanya untuk diberikan kepada vendor-vendor tersebut. Dan kita dapat tanyakan perkiraan besar biayanya. Bilamana dibutuhkan RFI ulang, tentu bisa dilaksanakan dan tidak akan masalah dari sisi harganya. Setelah itu, kita ambil budget yang paling maksimal. Tapi untuk penilaian HPS dapat menggunakan metode lain dengan mengambil biaya terendah atau harga rata-rata. Jadi, kita perlu bertanya pada vendor, melakukan RFI yang tidak mengikat untuk menggunakan jasanya. RFI sendiri berada diluar proses pengadaan.

Muhammad Syarif

Q: Berapa banyak pembagian persenan yang baik untuk penilaian teknis dan finansial?

A: Tergantung pada proses pengadaannya. Untuk pengadaan TI yang simple, mungkin aspek harganya yang akan tinggi. Namun untuk pengadaan TI yang kompleks, teknisnya lah yang tinggi dengan range 60%-80%. Tapi aspek harganya hanya sekitar 20%-40%. Untuk yang kompleks, kita utamakan yang nilai teknis yang besar dan berkualitas dalam memberikan solusi.

Reza Aditya

Q: Bagaimana mekanisme early detection, terkait vendor yang tidak membuka hidden cost di awal yang membuat hps kadang tidak sesuai dengan budget ketika project berjalan?

A: Hal tersebutlah yang membuat kita membutuhkan TCO (Total Cost Ownership), jadi sebagai bagian dari panitia pengadaan, bisa memprediksi perkiraan cost apa saja yang dikeluarkan. Buatkan saja dengan template atau excel sederhana. Kemudian, kita akan meminta mereka untuk mengisi semua item-item yang ada pada template. Kalau ada item yang tidak terisi, maka harus diberikan keterangan. Dengan adanya template, nilai hidden cost tadi dapat kita mitigasi/kenali. Kalau ada suatu pengembangan baru, tidak akan terkait dengan TCO. Tapi pengembangan baru bisa dijustifikasikan di awal, kira-kira berapa biaya rate mandays untuk personil/pengembangan baru ini? Semua harusnya sudah dapat diprediksi diawal, karena proses pengadaan bukan hanya dimulai saat proses pengadaan berlangsung saja, namun dimulai dari perencanaan hingga proses implementasinya selesai.

Mohammad Latif

Q: Bagaimana cara untuk meminimalisir kerugian kita dalam memilih vendor IT yang salah atau tidak sesuai dalam mengerjakan projectnya?

A: Dalam penilaian dalam pemilihan vendor, harus memilih secara objektif. Bukan melihat orangnya, tapi subjek dan objek harus saling diperhatikan dari sisi penilaian. Apakah memiliki pengalaman, resource yang cukup, memiliki solusi yang benar? Semua itu, harus kita nilai dalam proses penilaian sebelumnya. Kalau tidak sesuai, saran saya langsung terminate saja perusahaannya. Putus kontrak dengan vendor tersebut dan langsung mengulang memilihan vendor yang lain.

Hermawansyah

Q: Dari sisi vendor, Bagaimana cara nya meyakinkan Client untuk vendor baru yang belum memiliki banyak pengalaman?

A: Untuk perusahaan baru, dapat mengunggulkan pengalaman dari setiap personilnya. Meskipun dari sisi perusahaannya belum memiliki pengalaman, tapi secara sisi personil sudah memiliki pengalaman meskipun dari tempat lain. Pengalaman itu, akan menjadi nilai lebih untuk dapat dipilih oleh user.
Pak Lucky menambahkan, bahwa kalau open tender biasanya akan diminta melakukan POC. POC ini lah yang menjadi salah satu kesempatan bahwa solusi yang akan kita berikan dapat sesuai dengan kebutuhan. Selain dari pengalaman yang dinilai dan kualifikasi dari masing-masing personilnya. Dan tidak perlu khawatir bilamana tidak memiliki pengalaman pada pekerjaan yang sebelumnya. Selama memiliki delivery yang baik, tetap dapat diperjuangkan.

Eko Wibowo Firmansyah

Q: Bagaimana menghadapi vendor yang after sales-nya kurang responsif ketika terdapat problem atau issue?

A: Hal tersebut merupakan masalah untuk kita. Kalau itu SLA tidak sesuai, kita boleh komplain. Kalau itu terjadi, kita perlu bicarakan kepada penyedia jasa

Denny Rizky

Q: Terkait pemilihan vendor IT, Apakah salah satu faktornya adalah jarak? karena terkadang saat suatu company sudah percaya pada suatu vendor, tak peduli seberapa jauh jaraknya. Dan Bagaimana bapak memaknai permasalahan ini?

A: Terkait jarak memang terkadang diperlukan effort bilamana berbeda daerah. Sebenarnya jarak bukan menjadi alasan untuk penilaian suatu pemilihan vendor. Dan jarak bukan menjadi suatu klasifikasi untuk memilih vendor. Ditambah saat ini dapat dilakukan secara virtual seperti melalui zoom, email, dan sebagainya.
Pak Lucky menambahkan, Bilamana kembali kepada SLA, seharusnya vendor pun sudah memperhitungkan untuk tindakan on site nya. Jika berbicara secara support, bergantung pada SLA levelnya, severity level 1 sampai dengan membutuhkan on site. misalnya, maksimum melakukan on site adalah 4 jam. Bilamana lebih dari itu, tergantung bagaimana kita menyusun ketentuannya dalam kontrak. As long as secara support bisa dilakukan by telephone, email, maupun by remote. Kecuali untuk beberapa hal yang diperlukan secara on site.

Agussugi Sugiarto

Q: Bagaimana caranya kita as PPK untuk bisa memastikan vendor dengan biaya tertinggi, bisa menjadi pemenang dalam proses pengadaaan, bagaimana cara menjustifikasinya agar aman dalam prosesnya?

A: Tidak bisa vendor dengan biaya terendah pasti menjadi pemenang. Pasti ada hal teknikal yang tinggi. Bilamana secara teknikalnya tinggi dan berbeda jauh dengan peserta lainnya, itu masih dimungkinkan dengan harga tertinggi dapat menjadi pemenang. Namun hal tersebut dapat dijelaskan. Seandainya ada vendor lainnya bertanya, harus dapat dijelaskan baik secara nilai teknis maupun nilai harganya. Penjelasan secara tertulis berdasarkan data-data yang ada.

Raditya Ariyanto

Q: Apakah boleh menggunakan penunjukan langsung saat menggunakan vendor ketika tidak ada pembanding yg cocok pak?

A: Akan menyesuaikan dengan kebijakan dari perusahaannya. Untuk perusahaan swasta masih dimungkinkan. Sedangkan untuk perusahaan BUMN atau Pemerintahan, mungkin akan ada proses-proses yang dipenuhi untuk melakukan penunjukan langsung. Boleh tidaknya kembali lagi, mengikuti SOP dari perusahaan masing-masing yang sesuai dengan aspek legal yang tercantum pada perusahaan.

Taufik

Q: Rencana dari pemerintah untuk membangun aplikasi Super Apps. Super Apps adalah satu sistem yang terintegrasi, menghubungkan seluruh aktivitas pemerintahan mulai dari sistem keuangan, kepegawaian, pengembangan pegawai, pelayanan publik, dsb. Apakah memungkinkan dibangun seperti itu ? Karena tentu butuh infrastruktur yang sangat besar. Melihat kondisi saat ini di pemerintah membangun aplikasi yang terpisah pisah, kecuali kementerian keuangan.

A: Pembangunan super apps sebenarnya perlu kita apresiasi karena sangat memudahkan. Menurut pandangan saya tentang super apps ini, bukan berarti kita membangun ulang. Hanya menggabungkan fitur-fitur yang sudah ada sebelumnya yang digabungkan dalam satu aplikasi. Jadi bukan menggantikan namun mengintegrasikan yang kemudian dimunculkan dalam satu fitur aplikasi. Tak hanya pemerintahan yang memiliki rencana, tapi seluruh perusahan-perusahan sudah mulai membangun super apps nya sendiri. Contohnya, pada Perbankan yang mulai menganggap aplikasi mobile banking nya adalah super apps. Karena dengan mobile banking, bank dapat berinteraksi dengan nasabahnya. Segala kegiatan nasabah dapat dilakukan melalui mobile banking. Dengan adanya super apps, mengurangi munculnya potensi duplikasi.
Pak Lucky menambahkan, bahwa pembuatan sistem aplikasi yang terintegrasi bukan berarti me-replace aplikasi tersebut. Dengan sistem-sistem yang sudah ada, maka sistem tersebut akan dibuat menjadi sub sistem, yang mana subsistem tersebut akan kita anggap menjadi island-island of services. Penggambaran yang lebih modern adalah microservices. Dan saat ini sudah jamannya menggunakan API. Contoh lainnya super apps adalah aplikasi JAKI. Jadi memang super apps ini adalah suatu kesatuan aplikasi yang saling terintegrasi karena behave nya seperti ESB, yang menginterpretasi dan mengagregasi semua aliran data.

Dady Mulyadi

Q: Berapa banyak vendor yang harus didapatkan sebagai pembandingnya?

A: Dalam suatu proses pengadaan minimal ada 3 vendor untuk perbandingan. Namun bilamana dapat ada lebih dari 3 vendor, akan lebih baik sebagai pembanding.